工作职责

学院办公室是学院的行政中枢和综合办事机构，下设行政科、文秘科、外事工作办公室、项目管理办公室4个科室。办公室围绕学院中心工作，全面负责日常运行的统筹协调、政务事务的规范管理，为学院领导科学决策、全院师生员工开展教学科研与管理服务提供坚实保障。具体承担文秘会务、依法治校与信息公开、印信证照及合同管理、对外交流合作、重大决策部署与会议决议督办、项目统筹管理、重要活动组织协调、信访接待与应急处置等工作，完成学院领导交办的其他事项。

岗位职责

（一）行政科

督办工作纳入行政科

1.统筹学院重大活动、重要会议的会务组织与日程安排，协调院领导公务活动与服务保障，做好主要领导出省报备工作，做好院长办公会（含专题会）会议记录；做好学院大事记登记工作。

2.负责学院行政印章、院长名章、事业单位法人证书等印信的管理、使用、监督，院内职能部门印章刻制审核与管理。

3.负责处理上级和非隶属单位普通来文的收发、登记、编号、分送、转办工作；规范办理公文，推进公文运转制度化、规范化，并做好上级来文督办工作。

4.负责统筹依法治校、信息公开工作，完成制度废、改、立工作。

5.负责各类文字资料的印制与归档。

6.负责学院信访接待、应急事件协调、行政值班及节假日安排等工作。

7.负责公务接待、用餐等调度工作。

8.负责学院合同综合管理工作，牵头规范合同审核、归档流程等。

9.在院领导指导下，协调跨部门综合性工作，保障全院工作有序开展。

10.负责上级机关、学院重大决策、重要工作部署、院长办公会决议事项的督办与反馈，跟踪学院向上级请示事项的办理情况。

11.负责检查并督促落实院领导有关批示或指示。

12.收集学院获奖（荣誉）情况。

13.完成学院领导交办的其他工作任务。

二、文秘科

1.负责组织安排院长办公会（含专题会），拟定议题单、通知、材料准备等；整理并印发会议纪要，督促决议事项的落实。

2.牵头起草、编制学院发展规划，组织专家论证；负责规划实施的统筹调度、跟踪监督，协调解决规划实施中遇到的问题和困难。

3.负责学院章程的起草、修订、报审等工作；参与或牵头起草、修订学院及部门相关规章制度。

4.负责综合性报告、卫生健康年鉴、工作总结、讲话稿、致辞等材料的起草；审核以学院或院长名义印发、上报的文件、文稿；审核部门文字资料。

5.负责学院简介编制、更新；统筹学院信息撰写、报送工作；负责出具学院介绍信或全院性工作信函。

6.负责协调推进省级促进高质量发展绩效考核和学院部门成效考核工作。

7.完成学院领导交办的其他工作任务。

三、外事工作办公室

1.贯彻执行外事工作方针政策，制定学院外事规划、管理制度以及年度计划，并组织实施。

2.归口管理全院涉外事务，负责学院涉外工作的统筹协调、审核把关与监督指导。

3.统筹管理中外合作办学、国际学生招生工作。建立多部门协同机制，牵头负责国际学生涉外管理、日常事务统筹；联动学工、教务、后勤等部门分工开展国际学生日常管理、教学考核等相关工作。

4.统筹开展外事接待工作，协调做好国外（境外）团组来访交流的服务保障。

5.统筹国际学术会议及各类涉外活动的申报；负责国际学术会议及各类涉外活动的报批与管理工作。

6.统筹师生国际交流项目，负责师生因公出国（境）任务的审核报批、手续办理及行前教育、归国总结等管理工作。

7.负责拓展国（境）外交流合作形式，推动师生互派、学分互认、联合培养等合作形式。

8.牵头或协同校内外相关单位，推进各类涉外属性的重大交流合作活动，做好统筹协调、组织保障等工作。

9.负责外事工作资料归档、数据统计、涉外信息管理等常态化工作。

10.完成学院交办的其他涉外、国际教育相关工作。

四、项目管理办公室

1.贯彻执行国家及省级项目建设政策。

2.建立健全项目管理制度体系与流程。

3.牵头编制年度项目申报指南。

4.提出年度入库项目优先顺序建议。

5.建设与管理项目论证专家库。

6.指导并协助各部门开展项目申报、论证、入库等。

7.负责项目库信息化系统的建设与运维。

8.负责项目实施全过程动态监控。

9.协调解决项目建设过程中遇到的问题和困难。

10.组织开展项目实施效果评估与目标绩效评价。

11.督促项目完成后的档案归档。

12.完成学院领导交办的其他工作任务。